Cadre administratif de la Maison de répit d’Ile-de-France (H/F)

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Les missions principales

Avec le cadre de santé et le médecin, le cadre administratif complète le quatuor clé auprès du Directeur pour la bonne gestion de la Maison de répit d’Ile-de-France.

Le cadre administratif a pour mission la gestion financière et administrative de la Maison de répit, et doit garantir la fiabilité des procédures administratives et contribuer au bon fonctionnement des services en lien avec les équipes de soins, l’hébergement, les familles et les partenaires institutionnels.

Il est le référent général de la partie administrative de la Maison de répit, en lien étroit avec le Directeur de la Maison. 

Administration générale 

• Assurer la fiabilité et la cohérence des données administratives gérées par la Maison (état civil, ouverture des droits, données comptables et financière, gestion des approvisionnements et des stocks, suivi et détermination du budget) sous la supervision du directeur et en lien étroit avec les équipes d’encadrement (cadre de santé, secrétaire de coordination, animateur programme aidant) et les prestataires dédiées sur la partie financière et sociale (expert-comptable) ; 

• Assurer avec l’assistante sociale et la secrétaire de coordination l’accueil administratif des résidents, des familles et des partenaires ; 

• Proposer annuellement les principaux éléments du rapport d’activité de l’établissement et être le garant de sa rédaction ; 

• Être le garant : 

• De la bonne gestion du classement, de l’archivage et la numérisation des dossiers ; 

• Du suivi des contrats, conventions et assurances ; 

• Avec le Directeur, du projet d’établissement. 

Gestion des aidants / aidés 

• Superviser les dossiers administratifs d’admission 

• Vérifier les droits administratifs et les prises en charge 

• Assurer le suivi des contrats de séjour 

• Veiller à la mise à jour des données administratives des résidents 

Gestion financière 

• Préparer les éléments nécessaires au suivi budgétaire 

• Réaliser divers tableaux de bord administratifs 

• Participer avec la secrétaire de coordination à la facturation des séjours 

• Assurer le suivi des règlements et des impayés 

Ressources humaines (en appui) 

• Préparer les éléments administratifs liés aux embauches 

• Suivre les dossiers du personnel 

• Gérer les absences, visites médicales et formations 

• Transmettre les variables de paie 

• Participer au suivi des effectifs 

Qualité et réglementation 

• Participer à la démarche qualité 

• Veiller au respect des procédures administratives 

• Contribuer à la préparation des évaluations HAS et des contrôles des autorités 

Activités complémentaires 

• Gestion des fournitures administratives 

• Suivi des contrats de maintenance et de la gestion quotidienne du bâtiment 

• Participation aux projets de l’établissement 

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Rattachement hiérarchique

• Le cadre administratif de la Maison de répit© est sous l’autorité hiérarchique du directeur de la Maison de répit. 
• Lien fonctionnel avec l’équipe pluridisciplinaire et le responsable des bénévoles de l’association Jeanne Coeur.  

03

Lieu d’exercice

La Maison de répit, rue Thiers à Boulogne-Billancourt

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Profil recherché

• Diplôme de niveau 1 

• Intérêt pour l’aspect innovant et expérimental de ce projet 

• Bonne connaissance du secteur médico-social et du secteur sanitaire 

• Autonomie rédactionnelle (courriers, comptes rendus et documents administratifs) 

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciel métier (la formation sur les logiciels spécifiques à la Maison sera néanmoins assurée en cours d’emploi) 

• Connaissance des règles administratives (sécurité sociale, complémentaire,…) 

• Une expérience comptable et/ou financière serait un plus dans le projet. 

Compétences techniques 

• Organiser et prioriser les tâches 

• Rédiger des documents administratifs 

• Produire des tableaux de suivi 

• Communiquer avec différents interlocuteurs 

Savoir-être 

• Agilité, rigueur

• Sens de l’organisation

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Aisance relationnelle et rédactionnelle

• Travail en équipe pluridisciplinaire

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Salaire et rémunération

Convention collective 51

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Prise de poste en janvier 2027, ouverture de la Maison de répit en avril 2027.

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